Buchhaltung

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Stand: 17.04.2019 08:48:27

Oberfläche

Buchhaltung-Oberfläche

1 Buchungszeile

Die Buchungszeile, mit den unterstützenden Funktionen, ist das zentrale Eingabeelement in der Buchhaltung. Im Folgenden werden die einzelnen Eingabefelder näher erklärt.

Eingabefeld Funktion
Lfd. Nr. Die laufende Nummer einer Buchung wird bei der Eingabe als fortlaufende Zahl automatisch vergeben.
GegKonto Hier ist das Gegenkonto inkl. Storno- und Steuerschlüssel einzugeben.
1. Stelle = Stornoschlüssel
2. Stelle = Steuerschlüssel
3. Stelle = Gegenkonto
Hier finden Sie eine ausführliche Erklärung zu den Storno- und Steuerschlüsseln.
Beleg1 In diesem Feld wird die Rechnungsnummer eingetragen. Die Rechnungsnummer dient in der Offenen-Posten-Buchhaltung zur Identifizierung des Offenen Postens und damit als Referenz zum automatischen Rechnungsausgleich.
Beleg2 Hier wird die Nummer des Kontoauszugs angegeben, wenn eine Bankbuchung vorgenommen wird.
Datum Die Eingabe des Datums muss mit der Festlegung des Buchungsmonats und des Buchungsjahres zusammenpassen. Wenn Sie z.B. in 05/2017 buchen, werden Buchungen mit einem Datum nach dem 31.05.2017 nicht mehr angenommen. Ab dem 13. Buchungsmonat lässt das Programm jedes Datum des gleichen Wirtschaftsjahres zu. Wird im 99. Buchungsmonat gebucht, so ordnet das Programm anhand des Datums die Buchung einem der Monate 1-12 zu. Weitere Informationen zu Wirtschaftsjahr, Monate und Journale
Konto Hier wird das Konto eingegeben. Sie haben auch die Möglichkeit das Konto über die Funktion Konten suchen zu finden.
Kost1 Das Feld wird beim Eingeben nur dann angesprochen, wenn eine Kostenstellenrechnung für Kost1 eingerichtet ist.
Kost2 Das Feld wird beim Eingeben nur dann angesprochen, wenn eine Kostenträgerrechnung für Kost2 eingerichtet ist.
Buchungstext Hier erfolgt die Eingabe eines Buchungstextes, der die Buchung beschreibt.

Buchhaltung-Oberfläche-Buchungszeile

Tastaturbelegung in der Buchungszeile

Mit der Maus lassen sich sämtliche Felder der Buchungszeile und sämtliche Buttons anklicken. In Buchungszeile mit der Maus von Feld zu Feld zu navigieren ist eine mögliche Methode. Ein schnelleres und effizienteres Arbeiten ermöglicht die Bedienung der Tastatur. Es empfiehlt sich daher, alle Funktionen über die nachfolgenden Tastenbelegungen aufzurufen.

Taste Funktion
Enter + Enter (im Nummernblock) Springen zum nächsten Eingabefeld oder Buchen der Buchung (nach dem letzten Eingabefeld der Buchungszeile)
Plus (im Nummernblock) Erzeugen einer Haben-Buchung (im Feld Umsatz) oder Erzeugen einer Kurzbuchung (in jedem Feld nach dem Eingabefeld Umsatz)
Tab Springen zum nächsten Eingabefeld
Minus (im Nummernblock) Springen zum nächsten Eingabefeld
Mal (im Nummernblock) Mal
Ende Springen zum Eingabefeld Text
Strg + Geteilt (im Nummernblock) Setzen der Gruppensumme 1
Strg + Mal (im Nummernblock) Setzen der Gruppensumme 2
Bild-Auf Hochblättern im Anzeigefenster
Bild-Ab Herabblättern im Anzeigefenster

2 Anzeigefenster

Im zentralen Anzeigefenster werden alle Informationen, je nach Ansichtswahl, angezeigt. Es sind verschiedene Ansichten möglich, die im Folgenden erklärt werden.

Buchungen

In dieser Ansicht werden im Anzeigefenster Buchungen des ausgewählten Journals in fortlaufender numerischen Reihenfolge angezeigt. Rechts oben im Anzeigefenster haben Sie die Möglichkeit die Anzahl der angezeigten Buchungen einzugrenzen. Im Folgenden werden die einzelnen Spalten erläutert.

BP (Buchungsperiode): Hier wird der Monat dargestellt, in dem die Buchung durchgeführt wurde.
Umsatz: In dieser Spalte wird der Umsatz der entsprechenden Buchung angezeigt. Ob es sich hier um den Netto- oder Bruttoumsatz handelt, erkennen Sie an einem "N" oder "B" in der entsprechenden Spalte.
GegKto: Hier wird das Gegenkonto der Buchung angezeigt.
Beleg1: Diese Spalte zeigt die Rechnungsnummer der zu der Buchung zugehörigen Rechnung an.
Beleg2: Wenn eine Bankbuchung vorgenommen wurde, wird hier die Nummer des Kontoauszugs angezeigt.
Datum: Hier wird das Datum angezeigt, an dem die Buchung vorgenommen wurde.
Konto: In dieser Spalte wird das Konto der Buchung angezeigt.
Kst1: Das Feld wird beim Eingeben nur dann angesprochen, wenn eine Kostenstellenrechnung für Kost1 eingerichtet ist.
Kst2: Das Feld wird beim Eingeben nur dann angesprochen, wenn eine Kostenträgerrechnung für Kost2 eingerichtet ist.
Text: In dieser Spalte wird der Buchungstext angezeigt, der eingegeben wurde.

Buchhaltung-Oberfläche-Buchungen

Salden

In dieser Ansicht werden im Anzeigefenster die Salden des entsprechenden Kontos bzw. Gegenkontos angezeigt.

Um sich die Salden des jeweiligen Kontos anzeigen zu lassen, geben Sie in der Buchungszeile in das Feld Gegenkonto bzw. Konto eine Kontonummer ein. Die Salden werden in sogenannten T-Konten dargestellt.
Sie haben die Möglichkeit sich die Salden aller Monate (=Wirtschaftsjahr) oder nur des aktuellen Monats anzeigen zu lassen.

Buchhaltung-Oberfläche-Salden

Kontenblatt

In dieser Ansicht wird im Anzeigefenster das Kontenblatt für das jeweilige Konto angezeigt.

Um sich das Kontenblatt des jeweiligen Kontos anzeigen zu lassen, geben Sie in der Buchungszeile in das Feld Gegenkonto eine Kontonummer ein. Wird im Gegenkonto keine Kontonummer eingegeben, so erfolgt automatisch die Anzeige des Kontos. Im oberen Bereich des Anzeigefensters befinden sich zwei Pfeile mit denen Sie zwischen den Konten vor- und zurückblättern können.
Sie haben die Möglichkeit sich das Kontenblatt mit den Buchungen aller Monate (=Wirtschaftsjahr) oder nur des aktuellen Monats anzeigen zu lassen.

Buchhaltung-Oberfläche-Kontenblatt

Offene Posten (OPOS)

In dieser Ansicht werden die Offenen Posten gelistet. Es gibt zwei Darstellungsmodi: Sind die Eingabefelder Gegenkonto und Konto nicht befüllt werden alle offenen Posten angezeigt. Ist im Eingabefeld Gegenkonto oder Konto ein Personenkonto eingetragen, so werden alle offenen Posten für dieses Konto angezeigt.
Sie haben auch die Möglichkeit sich die [manuell ausgeglichenen Posten]() anzeigen zu lassen.

Buchhaltung-Oberfläche-Offene-Posten

Suchen

Mit dem Klick auf den Reiter Suchen öffnet sich rechts im Anzeigefenster das Fenster Buchen Extras. Hier können Sie nach Konten, anhand eines Suchtextes, oder Buchungen, anhand von Suchkriterien, suchen.

  • Konto suchen
    Um nach einem Konto zu suchen, können Sie einen Text in das Suchfeld eingeben und einen entsprechenden Filter setzen.
    Die Konten werden mit dem Aufrufen der Suchfunktion in dem Fenster Buchen Extras aufgelistet. Sie haben auch die Möglichkeit das Konto über die Auflistung zu suchen. Verwenden Sie die Pfeile, um vor- und zurückzublättern.

    Buchhaltung-Oberfläche-Suchen-Konten

  • Buchung suchen
    Um nach einer Buchung zu suchen, klicken Sie auf den Reiter Suchen, in dem Sie die Suchkriterien bestimmen können. Setzen Sie einen Haken vor das gewünschte Kriterium. Durch das Setzen eines Hakens unter NICHT können Buchungen, die dieses Kriterium besitzen, von der Suche ausgeschlossen werden. Im Feld Suche nach geben Sie die benötigten Daten der gesuchten Buchung ein.
    Klicken Sie anschließend auf Suchen.

    Buchhaltung-Oberfläche-Suchen-Buchung

Belege buchen

Im Dokumentenarchiv hinterlegte Belege (z.B. Wareneingangsrechnungen), welche nicht von Actindo erzeugt werden, werden Ihnen unter dem Reiter Belege Buchen angezeigt. Diese können dann schnell und unkompliziert in der Buchhaltung erfasst werden.

3 Funktionen

Wirtschaftsjahr, Monat und Journal

Diese Maske dient zum Auswählen des Wirtschaftsjahres, dem Monat und des Journals, in denen Sie die Buchungen vornehmen wollen. Informationen zum Wirtschaftsjahr, Monat und Journal finden Sie in den Grundlagen der Buchführung.

  • Wirtschaftsjahr:
    Wählen Sie aus den angelegten Wirtschaftsjahren ein Wirtschaftsjahr aus.

  • Zeitraum:
    In den meisten Fällen ist der Zeitraum bereits dem Wirtschaftsjahr entsprechend definiert. Dieser kann aber beliebig angepasst werden.

  • Monat:
    Wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü einen möglichen Monat aus.

  • Journal:
    Wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü ein mögliches Journal aus.
    Alternativ können Sie durch Anklicken des Buttons Liste eine Liste aufrufen, die die bereits gebuchten Journale mit der Anzahl der Buchungen anzeigt. Wählen Sie ein Journal aus der Liste aus.

  • Festbuchungen übernehmen:
    Wenn Sie hier einen Haken setzen, werden die Festbuchungen, die Sie eingerichtet haben, in das eingestellte Wirtschaftsjahr, Monat und Journal übernommen.

Klicken Sie anschließend auf OK.

Buchhaltung-Oberfläche-Funktionen-Wirtschaftsjahr-Monat-Journal

Bearbeiten

Unter diesem Reiter finden Sie weitere Funktionen zur Bearbeitung der Buchungen.

Buchhaltung-Oberfläche-Funktionen-Bearbeiten

Übernahme Kassenbuch

Buchungssätze, welche im Kassenbuch erfasst werden, können ganz einfach in die Buchhaltung übernommen werden.

Verarbeiten

Durch das Verarbeiten der Buchungen werden die vorläufigen Buchungen in endgültige und nicht mehr änderbare Buchungen umgewandelt. Dies ist notwendig, um eine ordnungsgemäße Buchhaltung zu gewährleisten. Daher sollten Buchungen verarbeitet werden, wenn die Buchhaltung für einen bestimmten Monat fertiggestellt ist und nicht mehr verändert werden soll.

Löschen

Mit dieser Funktion können mehrere Buchungen oder ein komplettes Journal gelöscht werden.

Bitte gehen Sie äußerst sorgfältig mit dieser Funktion um, da hiermit schnell eine große Anzahl an Buchungen unwiderruflich gelöscht werden können.

Zu Buchungen löschen

Monate sperren

Mit dieser Funktion können Sie einzelne Monate sperren, die dann nicht mehr bebuchbar sind.

Zu Monate sperren

Saldovortrag

Beim Saldovortrag wird der Saldo eines Kontos in das neue Wirtschaftsjahr vorgetragen. In der Saldenansicht des jeweiligen Kontos wird der Vortrag dann angezeigt. Der Saldovortrag ist bei einem Jahresabschluss notwendig, um den Schlussbestand des abzuschließenden Wirtschaftsjahres als Anfangsbestand ins neue Wirtschaftsjahr zu übertragen.

Voraussetzung für den Saldovortrag ist ein neu angelegtes Wirtschaftsjahr.
Um einen Saldovortrag durchzuführen, müssen vorab Einstellungen bezüglich des Saldovortrags vorgenommen werden. Einstellungen: Saldovortrag

Auswertungen

In diesem Bereich können regelmäßige Auswertungen wie die BWA, den Kostenträger-Vergleich oder für die Offenen Posten ausgegeben und gedruckt werden.

Klicken Sie hierzu auf die jeweilige Auswertung, geben Sie die benötigten Daten ein und klicken anschließend auf Drucken.

Buchhaltung-Oberfläche-Funktionen-Auswertungen

UStVA/ZM

In diesem Bereich können steuerliche Dokumente wie die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Zusammenfassende Meldung ausgegeben und gedruckt werden. Sie haben auch die Möglichkeit die Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt aus dem System an ELSTER zu übermitteln.

Buchhaltung-Oberfläche-Funktionen-UStVA-ZM


So geht es weiter: