Fakturierung

gültig für Version 2.8.2 - inhaltlich verantwortlich: Actindo AG - RetailSuite Division
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Stand: 17.04.2019 10:59:06

Beleg anlegen

In dieser Dokumentation wird das manuelle Anlegen eines Beleges beschrieben.

Um in die Eingabemaske zu gelangen, klicken Sie im Modul Fakturierung auf den Menüpunkt Übersicht.

Fakturierung-Belegverwaltung-Anlegen

Klicken Sie auf NEU und wählen Sie einen Belegtyp aus.

Fakturierung-Belegverwaltung-Anlegen-Neu

In diesem Beispiel wird eine Rechnung (RE) angelegt.

Nachdem Sie Rechnung (RE) als Belegtyp ausgewählt haben, öffnet sich ein Dialogfenster, indem Sie die Belegnummer angeben sollen. Ihnen wird automatisch die nächstfreie Belegnummer vorgeschlagen. Wenn Sie mit dieser Belegnummer einverstanden sind, bestätigen Sie mit OK.

Kunde

In diesem Bereich geben Sie die kundenrelevanten Daten ein. Sie haben die Möglichkeit, entweder einen neuen Kunden anzulegen oder einen bestehenden Kunden zu suchen und auszuwählen.

Um einen bestehenden Kunden auszuwählen, klicken Sie auf KUNDE SUCHEN und wählen einen Kunden aus. Nun können Sie, falls benötigt, Daten ändern.

Wenn Sie einen neuen Kunden anlegen möchten, geben Sie nachfolgend die benötigten Kundendaten ein.

Rechnungsadresse

Geben Sie hier die Daten der Rechnungsadresse des Kunden an.

Fakturierung-Belegverwaltung-Anlegen-Kunde-Rechnungsadresse

Lieferadresse

Geben Sie hier die Daten der Lieferadresse des Kunden an. Der Modus Gleich Rechnungsadresse setzt die Lieferadresse gleich der Rechnungsadresse.

Fakturierung-Belegverwaltung-Anlegen-Kunde-Lieferadresse

Informationen

Unter diesem Reiter können Sie zusätzliche Informationen bezüglich des Kunden hinterlegen.

Fakturierung-Belegverwaltung-Anlegen-Kunde-Informationen

Preisgruppe

Wenn Sie dem Kunden eine Preisgruppe zuordnen möchten, setzen Sie einen Haken in das Kästchen und wählen eine Preisgruppe aus.

Fakturierung-Belegverwaltung-Anlegen-Kunde-Preisgruppe

Zahlungsziele

Hier kann das zu verwendende Zahlungsziel für den Beleg ausgewählt werden.

Um ein Zahlungsziel auswählen zu können, muss vorab eine Zahlungsbedingung definiert werden. Hier finden Sie die Einstellungen zu den Zahlungsbedingungen.

Alternativ können Sie auch über die Option manuelle Eingabe ein individuelles Zahlungsziel für den Kunden hinterlegen.

Fakturierung-Belegverwaltung-Anlegen-Kunde-Zahlungsziele

UStID, Steuernummer d. Kunden

Geben Sie hier die UStID des Kunden an, wenn die Rechnung an ein Unternehmen innerhalb der EU ausgestellt wird oder geben Sie die Steuernummer an.

Fakturierung-Belegverwaltung-Anlegen-Kunde-USt-ID

USt-Ausweis auf Beleg

Legen Sie hier fest, wie die Preise der Belegpositionen beim Belegdruck ausgewiesen werden sollen.

Diese Einstellung betrifft nur den Druck des Beleges. Die Preise der Positionen können weiterhin als Brutto oder Netto eingegeben werden.

Fakturierung-Belegverwaltung-Anlegen-Kunde-USt-Ausweis

Auftragsherkunft

Wählen Sie eine Auftragsherkunft aus (falls gegeben).

Fakturierung-Belegverwaltung-Anlegen-Kunde-Auftragsherkunft

Teillieferung

Legen Sie fest, ob für diesen Kunden Teillieferungen erlaubt sind.

Die Option Voreinstellung bezieht sich auf die Einstellungen der Lieferoptionen.

Fakturierung-Belegverwaltung-Anlegen-Kunde-Teillieferung

Dropshipping

Wählen Sie aus, ob Sie Dropshipping für diesen Kunden erlauben.

Fakturierung-Belegverwaltung-Anlegen-Kunde-Dropshipping

Internationalisierung

Legen Sie hier die Währung und die Sprache für den Kunden fest.

Währung:

Die Währung kann nur VOR dem Hinzufügen von Positionen geändert werden. Geben Sie hier die Währung an, die auf den Beleg gedruckt wird.
Wenn im Auswahlfeld nur Ihre Stamm-Währung (z.B. EUR) erscheint, müssen Sie das Modul [Fremdwährung (Currency)]() installieren.

Fakturierung-Belegverwaltung-Anlegen-Kunde-Internationalisierung

Zahlungsweise für Beleg

Wählen Sie eine Zahlungsweise für den Beleg.

Fakturierung-Belegverwaltung-Anlegen-Kunde-Zahlungsweise

Klicken Sie nun auf den Reiter Texte/Layouts. Ein Dialogfenster öffnet sich im Anschluss. Wählen Sie JA aus, wenn Sie den Kontakt als Kunden anlegen wollen.

Texte/Layouts

In diesem Bereich können Sie den oberen und unteren Belegtext eines Beleges editieren. Normalerweise werden diese Texte für alle Belegtypen in den Einstellungen: Faktura festgelegt. Falls Sie einen abweichenden Textbaustein für den Kunden setzen möchten, können Sie dies in diesem Bereich machen. Ihnen stehen die gängigen Werkzeuge wie in den Einstellungen: Textbausteine zur Verfügung, um die Texte zu editieren.

Fakturierung-Belegverwaltung-Anlegen-Texte

Zudem haben Sie die Möglichkeit einen Briefkopf sowie eine abweichende Sprache zu wählen.

Fakturierung-Belegverwaltung-Anlegen-Layouts

Klicken Sie nun auf den Reiter Positionen.

Positionen

In diesem Bereich legen Sie die Positionen des Beleges an.

Position anlegen

Um eine Position anzulegen, klicken Sie auf ARTIKEL SUCHEN und wählen einen Artikel aus. Alternativ können Sie den Artikel über die Artikelnummer anwählen. Haben Sie nun einen Artikel gewählt, füllen sich die Felder automatisch mit den hinterlegten Daten (siehe Bild). Diese Daten können Sie beliebig abändern.
Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN, um die Position anzulegen.

Fakturierung-Belegverwaltung-Anlegen-Positionen-Artikel

Die nachfolgenden Reiter beziehen sich immer auf eine Position.

Langtext

Unter diesem Reiter finden Sie den hinterlegten Langtext des hinzugefügten Artikels, den Sie bearbeiten und formatieren können. Der Langtext erscheint dann in der Position unter dem Artikel.

Fakturierung-Belegverwaltung-Anlegen-Positionen-Langtext

Allgemein

Unter diesem Reiter können Sie die Artikel-Art und die Einheit über das jeweilige Drop-Down-Menü festlegen. Im Feld Lagerdetails sehen Sie den tatsächlichen Lagerbestand, die bestellten und die reservierten Artikel und die daraus resultierende Verfügbarkeit des Artikels.

Fakturierung-Belegverwaltung-Anlegen-Positionen-Allgemein

Preise

In diesem Bereich werden die hinterlegten Preisangaben des Artikel angezeigt. Wenn Sie die Preise manuell ändern möchten, wählen Sie die Checkbox an. Zusätzlich können Sie einen Rabatt (Prozent oder fester Betrag) auf den Artikel geben.

Fakturierung-Belegverwaltung-Anlegen-Positionen-Preise

Erweitert

Diese Angaben sind nur für Lieferantenbelege relevant.

In diesem Bereich können Sie auswählen, ob die Zolltarifnummer des Lieferanten auf den Beleg gedruckt werden soll. Zudem werden Ihnen die Verbuchungsvorgaben und das Bestellwesen bezüglich des Artikels angezeigt.

Fakturierung-Belegverwaltung-Anlegen-Positionen-Erweitert

Lager

Unter diesem Reiter wird Ihnen das Lager angezeigt, in dem der Artikel lageraktiv ist.

Fakturierung-Belegverwaltung-Anlegen-Positionen-Lager

Streckengeschäft

In diesem Bereich wird Ihnen angezeigt, ob es sich um ein Streckengeschäft aktiver Artikel handelt. Sie können die Einstellung für diesen Artikel bezüglich des Streckengeschäfts auch ändern.

Fakturierung-Belegverwaltung-Anlegen-Positionen-Streckengeschäft

Druck

Hier können Sie noch einige Einstellungen zum Druck und Verarbeiten des Beleges vornehmen. Zudem haben Sie drei verschiedene Möglichkeiten, um den Beleg an den Kunden zu versenden.

E-Mail-Optionen

Sie haben die Möglichkeit den Beleg per Email an den Kunden zu senden. Wählen Sie hierfür die Checkbox an. Das Feld E-Mail Adresse füllt sich automatisch mit der hinterlegten Email-Adresse des Kunden.

Wenn Sie zusätzlich eine qualifizierte elektronische Signatur auf dem Beleg in der Email möchten, wählen Sie die Checkbox an.

Wählen Sie nun eine E-Mail-Textvorlage aus. Das Feld E-Mail Betreff füllt sich dann automatisch mit dem Betreff, der in der angewählten Vorlage hinterlegt wurde.

Um eine Vorlage auswählen zu können, muss vorab eine Textvorlage angelegt werden. Hier finden Sie Anleitung zum Anlegen von Textbausteinen.

Fakturierung-Belegverwaltung-Anlegen-Druck-Email

Postversand-Optionen

Sie haben die Möglichkeit den Beleg per Post zu versenden. Wählen Sie hierfür die Checkbox an.

Wählen Sie nachfolgend aus, ob Sie den Beleg per Einschreiben versenden möchten.

Wenn ja, wählen Sie aus, ob mit oder ohne Rückschein und eigenhändig oder nicht.

Fakturierung-Belegverwaltung-Anlegen-Druck-Post

Faxversand-Optionen

Sie haben die Möglichkeit den Beleg per Fax zu an den Kunden zu senden. Wählen Sie hierzu die Checkbox an. Das Feld Faxnummer füllt sich automatisch mit der hinterlegten Faxnummer des Kunden.

Fakturierung-Belegverwaltung-Anlegen-Druck-Fax

Shop-Optionen

Falls es sich um einen Shop-Artikel handelt, können Sie hier festlegen, welcher Bestellstatus im Shop gesetzt werden soll. Wählen Sie aus, ob eine Benachrichtigung zum Bestellstatus an den Kunden gesendet werden soll.

Fakturierung-Belegverwaltung-Anlegen-Druck-Shop

Druck und Verarbeiten

Mit dem Button VORSCHAU DRUCKEN erzeugt das System eine PDF-Vorschau des Beleges.

Mit dem Button VERARBEITEN & DRUCKEN wird der Beleg verbucht und gedruckt:

  1. Der Beleg wird je nach angewählter Option an den Kunden versendet.
  2. Bei einer Rechnung wird in der Buchhaltung ein offener Posten, wenn nicht anders konfiguriert, erstellt.
  3. Bei einer Auftragsbestätigung oder auch bei einer Rechnung wird der Artikel im Lager reserviert oder verbucht.

    Das automatische Reservieren und Verbuchen muss in den Einstellungen: Faktura festgelegt werden.

  4. Das System erzeugt ein PDF-Dokument des Beleges.

Mit dem Button BELEG NUR VERARBEITEN erzeugt kein PDF-Dokument des Beleges, sondern verarbeitet und versendet, wenn gewünscht, den Beleg.

Fakturierung-Belegverwaltung-Anlegen-Druck-Verarbeiten

Verbuchung

Im Feld Verbuchung sehen Sie den Status des Beleges.

Fakturierung-Belegverwaltung-Anlegen-Druck-Verbuchung

Der Beleg wird nun in der Übersicht der Fakturierung aufgelistet.

Fakturierung-Belegverwaltung-Anlegen-Übersicht