Fakturierung

gültig für Version 2.8.2 - inhaltlich verantwortlich: Actindo AG - RetailSuite Division
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Stand: 17.04.2020 14:55:52

Grundeinstellungen

Die Fakturierung umfasst verschiedene Themenbereiche und hängt oftmals mit weiteren Modulen zusammen. Um mit dem Modul arbeiten zu können, müssen grundlegende Einstellungen bezüglich der Belegverwaltung, des E-Mail-Versandes und anderen zusammenhängenden Prozessen vorgenommen werden.

Um zu den Einstellungen zu gelangen, klicken Sie im Modul Fakturierung unter dem Menüpunkt Einstellungen auf den Reiter Faktura -> Grundeinstellungen.

Fakturierung-Einstellungen-Faktura-Grundeinstellungen-Belegnummer

Belegnummern

Definieren Sie hier die Belegnummer.

Länge:
Geben Sie die Anzahl der Zeichen ein, die die Belegnummer besitzen soll (mind. 6 Zeichen, max. 14 Zeichen).
Format:
Geben Sie das Format der Belegnummer ein. Das Format kann folgende Sonderzeichen annehmen:

  • L: Laufende Nummer
  • Y: Jahr
  • M: Monat
  • D: Tag

Beispiel
Mit dem Belegnummern-Format "YYYYLLLLL" wird ein Beleg mit der laufenden Nummer 899, der am 08.09.2017 erzeugt wurde "201700899" genannt.
Mit dem Belegnummern-Format "YYMMDD-LLLLL" wird ein Beleg mit der laufenden Nummer 899, der am 08.09.2017 erzeugt wurde "170908-00899" genannt.
Mit dem Belegnummer-Format "YYYY9LLLL" wird ein Beleg mit der laufenden Nummer 899, der am 08.09.2017 erzeugt wurde "20179899" genannt.

verbl. Zeichen:
Dieses Feld zeigt die Anzahl der verbleibenden Zeichen des Feldes Format an.
Vorschau:
Hier sehen Sie eine Vorschau der Belegnummer.

Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.

Fakturierung-Einstellungen-Faktura-Grundeinstellungen-Belegnummer

Belegtypen-Präfixe

Definieren Sie hier die Präfixe für die jeweiligen Belegtypen. Diese sind variabel.

Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.

Fakturierung-Einstellungen-Faktura-Grundeinstellungen-Belegtypen-Präfixe

Bearbeiter

Hier können Sie Bearbeiter-Kürzel in der Fakturierung anlegen und vergeben. Diese Kürzel werden auf allen Belegen ausgewiesen. So kann schnell nachvollzogen werden, wer einen Vorgang ursprünglich bearbeitet hat und an wen zum Beispiel eine unterschriebene Auftragsbestätigung im Unternehmen weiterzuleiten ist.

Um ein Bearbeiter-Kürzel anzulegen, klicken Sie auf NEU.

Füllen Sie im Feld Bearbeiten die folgenden Felder aus.

Signum: Geben Sie hier das gewählte Kürzel ein.
Vorname: Geben Sie den Vornamen des Bearbeiters ein.
Name: Geben Sie den Nachnamen des Bearbeiters ein.
Login: Wenn Sie in diesem Feld den Login des Bearbeiters auswählen, wird das betreffende Kürzel automatisch gesetzt, sobald der Bearbeiter angemeldet ist.

Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.

Fakturierung-Einstellungen-Faktura-Grundeinstellungen-Bearbeiter

Email-Serverdaten

Damit Actindo auf die Daten des E-Mail-Providers zugreifen und der Versand der Belege per E-Mail eingerichtet werden kann, müssen entsprechende Serverdaten eingepflegt werden.

Die Serverdaten finden Sie in den Kontoeinstellungen des E-Mail-Programms (Outlook, Thunderbird o.ä.). Alternativ finden Sie die Daten bei dem Provider, der das Postfach bzw. den Dienst zu Verfügung stellt.

Füllen Sie im Feld Serverdaten die folgenden Felder aus.

Servertyp:
Wählen Sie "SMTP" aus. "SMTP" ist die Postausgangs-Serveradresse und regelt den Versand und die Weiterleitung der E-Mails von Absender zum Empfänger.
Serveradresse:
Geben Sie Serveradresse des jeweiligen E-Mail-Providers ein.
Sichere Verbindung:
Wenn keine Abweichung vom Provider erwähnt wird, wählen Sie "Nie" aus.
Protokollierung:
Wählen Sie aus, ob Daten protokolliert werden sollen.

Geben Sie im Feld Anmeldedaten die benötigten Informationen ein.

Anmeldeart:
Wählen Sie eine Authentifizierungsmethode des Mailservers (in den meisten Fällen "Login" oder "Plain") aus. Je nach SMTP-Server und dessen Konfiguration werden verschiedene Verfahren durch den Server angeboten.
Benutzername:
Geben Sie den Benutzernamen ein, unter dem Sie auf dem Mailserver E-Mails versenden können.
Passwort:
Geben Sie das zugehörige Passwort ein.

Sollten Sie Fragen zu den benötigten Daten haben, wenden Sie sich bitte an den Support des jeweiligen Providers.

Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.

Fakturierung-Einstellungen-Faktura-Grundeinstellungen-Email-Serverdaten

Email-Absenderdaten

Bitte beachten Sie, dass die angegebenen E-Mail-Absender-Adressen vom (in Actindo hinterlegten) SMTP-Server akzeptiert werden müssen.

Um E-Mail-Absenderdaten für einen bestimmten Belegtyp zu definieren, klicken Sie auf HINZUFÜGEN.
Geben Sie die benötigten Daten in die folgenden Felder ein.

Die erste Zeile im Feld E-Mail-Absenderdaten ist für die Standard-Absenderdaten reserviert. Die hinterlegten Standard-Absenderdaten greifen immer dann, wenn keine abweichenden Daten für einen bestimmten Belegtypen hinterlegt wurden.

Absender E-Mail-Adresse:
Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, von der die E-Mail versendet wird.
Absender Name:
Geben Sie einen Absender-Namen ein.
Antwortadresse (Reply-To):
Geben Sie eine Antwortadresse ein, wenn die Rückantwort an eine abweichende Adresse gesendet werden soll.
Blindkopie an (BCC):

BCC steht für Blind Carbon Copy und heißt auf Deutsch Blindkopie. E-Mail-Adressen, die in dieses Feld eingetragen werden, sind für andere Empfänger nicht sichtbar.
Wenn Sie eine E-Mail an mehrere Empfänger senden, aber nicht möchten, dass andere Empfänger eine bestimmte E-Mail-Adresse einsehen können, geben Sie die bestimmte E-Mail-Adresse in dieses Feld ein.

Gültig für Belegtyp:
Wählen Sie den Belegtyp aus, für den die E-Mail-Absenderdaten hinterlegt werden.

Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.

Fakturierung-Einstellungen-Faktura-Grundeinstellungen-Email-Absenderdaten

Faxversand

Geben Sie die Daten für den Faxversand ein.

Ihre Fax-Kopfzeile: Geben Sie eine Fax-Kopfzeile ein.
Ihre Fax-Nummer: Geben Sie Ihre Fax-Nummer ein.

Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.

Fakturierung-Einstellungen-Faktura-Grundeinstellungen-Faxversand

Sprachen

Hier können Sie weitere Sprachen für die Artikelbeschreibungen, Zusatzfelder und Varianten manuell hinzufügen.

In den meisten Fällen werden die Sprachen mit der Anbindung des Webshops an Actindo in das System übertragen. Es ist trotzdem möglich, die Artikel und Shop-Beschreibungen sowie Attributsbezeichnungen ohne angebundenen Shop zu pflegen. Wird nachträglich ein Shop angebunden und die Sprachen zugewiesen, können die Artikel entsprechend in den Shops synchronisiert werden.

  • Um eine weitere Sprache zu ergänzen, klicken Sie auf HINZUFÜGEN. Wählen Sie im Drop-Down-Menü eine Sprache aus.

  • Um eine Sprache zu löschen, wählen Sie eine Sprache an und klicken auf LÖSCHEN.

Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.

Fakturierung-Einstellungen-Faktura-Grundeinstellungen-Sprachen

Auftragsherkünfte

Hier legen Sie die Kürzel für die Auftragsherkünfte fest.

Actindo gibt einige Auftragsherkünfte vor, die nicht geändert oder gelöscht werden können.

  • Um eine neue Auftragsherkunft mit einem Kürzel anzulegen, klicken Sie auf HINZUFÜGEN und geben die Daten in die zugehörigen Felder ein.
  • Um eine Auftragsherkunft mit einem Kürzel wieder zu löschen, wählen Sie das Kürzel an und klicken auf LÖSCHEN.

Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.

Fakturierung-Einstellungen-Faktura-Grundeinstellungen-Auftragsherkünfte

Bestellimport/-anlage

In diesem Bereich nehmen Sie einige Bestellimport-Optionen der angebundenen Webshops und Marktplätzen vor.

Um neue Bestellimport-Optionen für einen Marktplatz anzulegen, klicken Sie auf HINZUFÜGEN.

Marktplatz:
Wählen Sie den Marktplatz aus, für den die Bestellimport-Optionen bestimmt sind.
Account:
Wählen Sie den zugehörigen Account aus.
Sub-Account:
Wenn dieser Account einen Sub-Account enthält, können Sie diesen auswählen.
Dropship erlauben:
Wählen Sie aus, ob für den Marktplatz/Account Dropshipping erlaubt ist. Es stehen Ihnen die Optionen "Verbieten", "Automatisch" und "Erzwingen" zur Verfügung.

Bankdaten im Kundenstamm aktualisieren:
Wählen Sie aus, ob abweichende Bankdaten, die bei einer Belegerstellung/-aktualisierung für bestehende Kunden eingegeben werden, in den Kundenstamm übernommen werden sollen.

Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.

Fakturierung-Einstellungen-Faktura-Grundeinstellungen-Bestellimport-Optionen

Zolltarifnummern

Mit der Zolltarifnummer wird festgelegt, in welche Warenklasse ein Produkt gehört und wie viel Steuer zu bezahlen ist, wenn das Produkt in ein Drittland (nicht EU-Land) verschickt wird.

Hinterlegen Sie hier die Zolltarifnummern und die zugehörige Referenzbeschreibung, die Sie benötigen.

Unter www.zolltarifnummern.de finden Sie eine Online-Auskunft zu den unterschiedlichen Warenklassen.

Um eine Zolltarifnummer anzulegen, klicken Sie auf HINZUFÜGEN.

Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN, wenn Sie alle Angaben eingepflegt haben.

Fakturierung-Einstellungen-Faktura-Grundeinstellungen-Zolltarifnummern

Beleg-/Kundenlisten

Hier nehmen Sie kleine Einstellungen bezüglich der Beleg-/ und Kundenlisten vor.

Beleglisten Legen Sie fest, ob das Bezahlt-Symbol bei stornierten Belegen ausgeblendet werden soll.
Kundenlisten Legen Sie fest, ob die Währung in den Kundenlisten angezeigt werden soll.

Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.

Fakturierung-Einstellungen-Faktura-Grundeinstellungen-Beleglisten-Kundenlisten

Umsatzsteuer-IDs

Wenn Ihr Unternehmen ein oder mehrere Sitze oder eine Fiskalvertretung in einem Mitgliedsstaat der EU hat, können Sie hier die entsprechenden Umsatzsteuer-IDs eingeben, die dann anhand von Platzhaltern im Briefkopf ausgegeben werden können.

Klicken Sie auf HINZUFÜGEN, um eine Umsatzsteuer-ID einzupflegen. Wählen Sie das Land aus und geben die zugehörige Umsatzsteuer-ID ein.

Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.

Fakturierung-Einstellungen-Faktura-Grundeinstellungen-Umsatzsteuer-ID

Belege

Der Hauptartikel wird in den wenigsten Fällen aktiv im Einkauf eingesetzt, sondern dient lediglich zur Verwaltung der Varianten. Damit der Hauptartikel nicht fälschlicherweise in die Positionen aufgenommen werden kann, können Sie den Vorgang mit dieser Einstellung unterbinden.

Wählen Sie im Feld Hauptartikel in Positionen verbieten "Ja" oder "Nein" aus.

Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.

Fakturierung-Einstellungen-Faktura-Grundeinstellungen-Belege


So geht es weiter: