Fakturierung

gültig für Version 2.8.2 - inhaltlich verantwortlich: Actindo AG - RetailSuite Division
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Stand: 17.04.2020 14:55:52

Texte/Layouts

Die Belegverwaltung umfasst einen großen Bereich der Fakturierung. Um den Versand von Belegen einheitlich festzulegen, müssen Layout und Texte definiert und Vorlagen erstellt werden. In diesem Bereich legen Sie Layouts fest, nehmen diesbezügliche Einstellungen vor und weisen den verschiedenen Belegen Vorlagen zu.

Um in die Einstellungen zu gelangen, klicken Sie im Modul Fakturierung unter dem Menüpunkt Einstellungen auf den Reiter Faktura -> Texte/Layouts.

Fakturierung-Einstellungen-Faktura-Texte-Layouts

Standard-Texte

Legen Sie hier die Standard-Texte fest, die auf den verschiedenen Belegen und in der E-Mail ausgegeben werden.

Zuordnung von Standard-Belegtexten:

Um Standard-Belegtexte den verschiedenen Belegen zuzuordnen, müssen vorab Textbausteine definiert und angepasst werden.
Sie können für jeden Beleg zwei Standard-Belegtexte, jeweils für den oberen und unteren Belegtext, festlegen.

Wählen Sie die gewünschten Belegtexte über das Drop-Down-Menü aus.

Standard-Email-Text:
Wählen Sie über das Drop-Down-Menü einen Standard-Text für die E-Mail aus.

Verhalten beim Kopieren von Belegen mit manuell abgeänderten Standardtexten:
Legen Sie fest, ob beim Kopieren von Belegen statt dem manuell abgeänderten Standardtext immer der Standard-Belegtext verwendet werden soll (z.B. beim Erzeugen einer Rechnung aus einer Auftragsbestätigung).

Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.

Fakturierung-Einstellungen-Faktura-Standard-Texte

Briefkopf Sprachen

In diesem Bereich können Sie den Briefköpfen Sprachen zuordnen und die Briefköpfe den jeweiligen Webshops zuweisen.

Actindo gibt Ihnen drei Sprachen vor, die bereits komplett konfiguriert sind. In Briefkopf Sprachen können Sie die bereits angelegten Sprachen noch den Briefköpfen und Webshops zuordnen.

Klicken Sie auf HINZUFÜGEN, um eine neue Briefkopf-Definition anzulegen.

Belegsprache:
Wählen Sie eine Sprache für den Beleg aus.

Marktplatz:
Wählen Sie aus, ob die Briefkopf-Einstellungen für alle Marktplätze oder einen bestimmten Marktplatz greifen sollen.

Account & Sub-Account:
Falls Sie mehrere Accounts und Sub-Accounts pro Marktplatz haben, legen Sie hier fest, für welche Accounts und Sub-Accounts die Einstellungen gelten.

Belegtyp(en):
Wählen Sie aus, für welchen Belegtyp die Einstellungen übernommen werden (Mehrfachauswahl möglich).

Belegland:
Wählen Sie das Land aus, in dem der Beleg erstellt wird (Mehrfachauswahl möglich).

Lieferland:
Wählen Sie das Land aus, in das die Bestellung geliefert wird (Mehrfachauswahl möglich).

Zahlart:
Wählen Sie eine Zahlart aus (Mehrfachauswahl möglich).

Vorlage für:
Definieren Sie, ob die Vorlage für Alle, den Druck oder die E-Mail bestimmt sein soll.

Kopf:

Um einen Vorgabekopf auswählen zu können, müssen Sie vorab im Menüpunkt Briefköpfe Vorgabeköpfe konfigurieren.

Wählen Sie einen Vorgabekopf aus.

Briefkopfsprache:
Wählen Sie die Briefkopfsprache aus.

Um andere Sprachen einfügen zu können, müssen Sie vorab im Menüpunkt Internationalisierung weitere Sprachen definieren und konfigurieren.

Briefkopf bei kopierten Belegen
Wählen Sie aus, ob bei einer Belegkopie der zu übernehmende Briefkopf ein Standardbriefkopf oder ein Briefkopf des ursprünglichen Beleges verwendet werden soll.

Zahlschein:

Das Feld Zahlschein ist nur relevant, wenn das Zielland die Schweiz ist. Bei einem Zahlschein handelt es sich um ein Bankformular zum Geldtransfer auf das Konto eines Zahlungsempfängers. Um einen Zahlschein auswählen zu können, muss vorab ein Zahlschein definiert worden sein.

Wählen Sie hier einen hinterlegten Zahlschein aus.

Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.

Fakturierung-Einstellungen-Faktura-Briefkopf-Sprachen

Allgemein

In diesem Bereich werden allgemeine Layout-Optionen sowie Einstellungen, die den Belegdruck, das Skonto und die Zusatzfelder auf dem Beleg betreffen, vorgenommen.

Allgemeine Layout-Optionen

Zu den nachfolgenden Feldern stehen immer drei Optionen zur Auswahl: "Nie", "Wenn Ausland" und "Immer".

PLZ mit vorangestelltem Land:
Legen Sie hier fest, ob das Land vor der Postleitzahl auf dem Beleg aufgeführt werden soll.

Land ausgeschrieben an Adresse anfügen:
Wählen Sie aus, ob das Land ausgeschrieben an die Adresse angefügt werden soll.

Telefonnummer an Adresse anfügen:
Wählen Sie aus, ob die Telefonnummer an die Adresse angefügt werden soll.

E-Mail an Adresse anfügen:
Wählen Sie aus, ob die E-Mail an die Adresse angefügt werden soll.

Fakturierung-Einstellungen-Faktura-Allgemein-Layoutoptionen

Belegdruck

Text "Vorschau" auf Beleg-Vorschau unterdrücken:
Wenn Sie einen Vorschau-Beleg drucken, ist der Text "Vorschau" im Hintergrund hinterlegt. Diesen Text können Sie im Vorschau-Beleg ausblenden. Wählen Sie dazu "Ja" aus.

Differenz zum Artikelgrundpreis als Rabatt (%) drucken:
Wählen Sie "Ja", wenn bei den Positionen, die eine Differenz des tatsächlichen Stückpreises zum Grundpreis aufweisen, die Differenz als prozentual gewährter Rabatt gedruckt werden soll.
Bei "Ja" geben Sie noch an, auf wie viele Stellen nach dem Komma der Rabatt gerundet werden soll.

Ursprungsland des Artikels drucken:
Wählen Sie aus, ob das Ursprungsland des Artikels, welches in den Artikelstammdaten hinterlegt ist, mit auf den Beleg gedruckt werden soll.

Unteren Belegtext auf einer Seite unterbringen:
Wählen Sie "Ja", wenn versucht werden soll, nach Möglichkeit den unteren Belegtext nicht auf mehrere Seiten zu drucken.

Fakturierung-Einstellungen-Faktura-Allgemein-Belegdruck

Skonto-Ausweis

Skonto-Betrag auf Beleg ausweisen:
Wählen Sie aus, ob ein Skontobetrag auf den Beleg gedruckt werden soll. Wenn ja, stehen Ihnen zwei Optionen zur Auswahl: "Skonto-Betrag" und "Skontierter Endbetrag".

Skonto-Datum auf Beleg ausweisen:
Wählen Sie aus, ob das Skontodatum auf den Beleg gedruckt werden soll.

Fakturierung-Einstellungen-Faktura-Allgemein-Skonto-Ausweis

Belegbearbeitung

Warnung bei nicht ausgefüllter Auftragsherkunft/Zahlungsweise:
Legen Sie fest, ob eine Warnung bei nicht ausgefüllten Auftragsherkunft/Zahlungsweisen-Feldern erscheinen soll.

Artikeltexte der Positionen standardmäßig aufklappen:
Legen Sie fest, ob die Artikeltexte in der Belegverwaltung unter Positionen bereits aufgeklappt sein sollen (im Normalfall muss auf das Plus geklickt werden, um den Artikeltext einzublenden).

Fakturierung-Einstellungen-Faktura-Allgemein-Belegbearbeitung

Zusatzfelder

Zusatzfelder im Beleg aktivieren:
Legen Sie hier fest, ob bereits angelegte Zusatzfelder im Beleg aktiviert werden sollen.

Zusatzfelder in Positionen aktivieren:
Legen Sie hier fest, ob bereits angelegte Zusatzfelder in Positionen aktiviert werden sollen.

Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.

Fakturierung-Einstellungen-Faktura-Allgemein-Zusatzfelder

Angebot

Hier legen Sie die Layout-Optionen für den Beleg "Angebot" fest.

Hauptartikel eines Sets drucken:
Wählen Sie aus, ob bei einem Artikel-Set der Hauptartikel gedruckt werden soll.

Unterartikel eines Sets drucken:
Wählen Sie aus, ob bei einem Artikel-Set die Unterartikel gedruckt werden sollen.

Zahlungsweise auf Angebote drucken:
Wählen Sie aus, ob die Zahlungsweise auf den Angebots-Beleg gedruckt werden soll.

Grundpreisangaben drucken: Wählen Sie aus, ob die Grundpreisangaben auf den Beleg gedruckt werden sollen.

Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.

Fakturierung-Einstellungen-Faktura-Angebot

Auftragsbestätigung

Hier legen Sie die Layout-Optionen für den Beleg "Auftragsbestätigung" fest.

Hauptartikel eines Sets drucken:
Wählen Sie aus, ob bei einem Artikel-Set der Hauptartikel gedruckt werden soll.

Unterartikel eines Sets drucken:
Wählen Sie aus, ob bei einem Artikel-Set die Unterartikel gedruckt werden sollen.

Zahlungsweise auf Angebote drucken:
Wählen Sie aus, ob die Zahlungsweise auf die Auftragsbestätigung gedruckt werden soll.

Grundpreisangaben drucken: Wählen Sie aus, ob die Grundpreisangaben auf den Beleg gedruckt werden sollen.

Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.

Fakturierung-Einstellungen-Faktura-Auftragsbestätigung

Rechnung

Hier legen Sie die Layout-Optionen für den Beleg "Rechnung" fest.

Hauptartikel eines Sets drucken:
Wählen Sie aus, ob bei einem Artikel-Set der Hauptartikel gedruckt werden soll.

Unterartikel eines Sets drucken:
Wählen Sie aus, ob bei einem Artikel-Set die Unterartikel gedruckt werden sollen.

Grund für Steuerbefreiung drucken:
Legen Sie fest, ob bei einer Steuerbefreiung der Grund auf den Beleg gedruckt werden soll.

Zwischensaldo nach Steuersatz aufschlüsseln:
Legen Sie fest, ob bei mehrseitigen Rechnungen der Zwischensaldo nach dem Steuersatz aufgeschlüsselt werden soll.

Grundpreisangaben drucken:
Wählen Sie aus, ob die Grundpreisangaben auf den Beleg gedruckt werden sollen.

Lieferort:
Legen Sie fest, ob der Lieferort im Beleg als Text "Versand aus:" ausgegeben wird.

Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.

Fakturierung-Einstellungen-Faktura-Rechnung

Korrekturrechnung

Hier legen Sie die Layout-Optionen für den Beleg "Korrekturrechnung" fest.

Hauptartikel eines Sets drucken:
Wählen Sie aus, ob bei einem Artikel-Set der Hauptartikel gedruckt werden soll.

Unterartikel eines Sets drucken:
Wählen Sie aus, ob bei einem Artikel-Set die Unterartikel gedruckt werden sollen.

Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.

Fakturierung-Einstellungen-Faktura-Korrekturrechnung

Bestellung

Hier legen Sie die Layout-Optionen für den Beleg "Bestellung" fest.

Hauptartikel eines Sets drucken:
Wählen Sie aus, ob bei einem Artikel-Set der Hauptartikel gedruckt werden soll.

Preise drucken:
Legen Sie fest, ob die Preise der Artikel auf den Beleg gedruckt werden sollen.

Artikel-Langtexte:
Legen Sie fest, ob die Artikel-Langtexte auf den Beleg gedruckt werden sollen.

Eigene Art-Nr. drucken:
Legen Sie fest, ob die Artikelnummer aus Actindo mit auf den Beleg gedruckt werden soll.

Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.

Fakturierung-Einstellungen-Faktura-Bestellung

Lieferschein

Hier legen Sie die Layout-Optionen für den "Lieferschein" fest.

Hauptartikel eines Sets drucken:
Wählen Sie aus, ob bei einem Artikel-Set der Hauptartikel gedruckt werden soll.

Unterartikel eines Sets drucken:
Wählen Sie aus, ob bei einem Artikel-Set die Unterartikel gedruckt werden sollen.

Preise drucken:
Legen Sie fest, ob die Preise der Artikel auf den Beleg gedruckt werden sollen.

Artikel-Langtext drucken:
Legen Sie fest, ob die Artikel-Langtexte auf den Beleg gedruckt werden sollen.

Nebenleistungen drucken:
Legen Sie fest, ob die Nebenleistungen (z.B. Versandartikel) auf den Beleg gedruckt werden sollen.

Abweichende Rechnungsadresse drucken:
Legen Sie fest, ob eine von der Lieferadresse abweichende Rechnungsadresse auf den Beleg gedruckt werden soll.

Grundpreisangaben drucken:
Wählen Sie aus, ob die Grundpreisangaben auf den Beleg gedruckt werden sollen.

Lieferort:
Legen Sie fest, ob der Lieferort im Beleg als Text "Versand aus:" ausgegeben wird.

Retourenschein: Wenn Sie einen Retourenschein dem Lieferschein beim Versand beilegen wollen, können Sie es hier einstellen.

Wie Sie das Layout des Retourenscheins festlegen können, finden Sie hier: RMA Manager: Retourenschein

Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.

Fakturierung-Einstellungen-Faktura-Lieferschein-Retourenschein

Dropship-Lieferschein

Hier erfahren Sie mehr über Dropshipping.

Hier legen Sie die Layout-Optionen für den "Dropship-Lieferschein" fest.

Hauptartikel eines Sets drucken:
Wählen Sie aus, ob bei einem Artikel-Set der Hauptartikel gedruckt werden soll.

Unterartikel eines Sets drucken:
Wählen Sie aus, ob bei einem Artikel-Set die Unterartikel gedruckt werden sollen.

Preise drucken:
Legen Sie fest, ob die Preise der Artikel auf den Beleg gedruckt werden sollen.

Artikel-Langtext drucken:
Legen Sie fest, ob die Artikel-Langtexte auf den Beleg gedruckt werden sollen.

Nebenleistungen drucken:
Legen Sie fest, ob die Nebenleistungen (z.B. Versandartikel) auf den Beleg gedruckt werden sollen.

Telefonnummer an Adresse anfügen:
Hier können Sie die Einstellung, die Sie im Bereich Allgemein vorgenommen haben, übernehmen. Alternativ wählen Sie eine andere Option für den Dropship-Lieferschein.

Abweichende Rechnungsadresse drucken:
Legen Sie fest, ob eine von der Lieferadresse abweichende Rechnungsadresse auf den Beleg gedruckt werden soll.

Grundpreisangaben drucken:
Wählen Sie aus, ob die Grundpreisangaben auf den Beleg gedruckt werden sollen.

Lieferanten Art-Nr. drucken:
Legen Sie fest, ob die Lieferanten-Artikelnummer gedruckt werden soll.

Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.

Fakturierung-Einstellungen-Faktura-Dropship-Lieferschein

Sammelrechnung

Legen Sie hier fest, ob auf die Sammelrechnung die Lieferscheine als Set oder nur die Positionen gedruckt werden sollen.

Fakturierung-Einstellungen-Faktura-Sammelrechnung

Mahntexte

Die Anzahl der Mahnstufen legen Sie in den Mahnwesen-Einstellungen fest. Zu den Mahnwesen-Einstellungen.
Um die Mahntexte den Mahnstufen zuzuordnen, müssen die betreffenden Textbausteine angelegt und angepasst werden.

Wählen Sie die Mahntexte für die jeweiligen Mahnstufen aus.

Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.

Fakturierung-Einstellungen-Faktura-Mahntexte

Texte für Zahlungsweisen

Legen Sie hier die Texte für die Zahlungsweisen fest.

Um die Texte den Zahlungsweisen zuordnen zu können, müssen die betreffenden Textbausteine angelegt und angepasst werden.

Wählen Sie die Texte für die jeweiligen Zahlungsweisen aus.

Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.

Fakturierung-Einstellungen-Faktura-Texte-Zahlungsweisen

Zahlschein-Druck

Die Einstellung Zahlschein-Druck ist nur relevant, wenn das Zielland die Schweiz ist.

In diesem Bereich können Sie Zahlscheine erstellen, die einer Rechnung oder Mahnung beigefügt werden.

Bei einem Zahlschein handelt es sich um ein Bankformular zum Geldtransfer auf das Konto eines Zahlungsempfängers.

Um einen neuen Zahlschein anzulegen, klicken Sie auf NEU.

Bezeichnung:
Geben Sie eine Bezeichnung für den Zahlschein ein.

Zahlschein-Druck RE

Hier geben Sie die relevanten Daten für den Zahlschein ein, der einer Rechnung angehängt wird.

Zahlungsart:
Wählen Sie hier eine Zahlungsart aus (Mehrfachauswahl möglich).

Kontonummer:
Geben Sie die Kontonummer des Kontos ein, auf welches die Zahlung eingehen soll.

BESR-Identifikation:
Geben Sie die zugehörige BESR-ID ein.

ESR-Teilnehmer-Nr.:
Geben Sie die ESR-Teilnehmer-Nummer ein.

ESR-Codierung:
Geben Sie die ESR-Codierung ein.

Druck auf extra Seite:
Hier können Sie wählen, ob der Zahlschein auf eine separate Seite gedruckt werden soll.

Zahlschein-Druck MA

Hier geben Sie die relevanten Daten für den Zahlschein ein, der einer Mahnung angehängt wird.

Zahlungsart:
Wählen Sie hier eine Zahlungsart aus (Mehrfachauswahl möglich).

Bank:
Geben Sie hier den Namen der Bank ein.

IBAN:
Geben Sie die IBAN ein.

Kontonummer:
Geben Sie die Kontonummer des Kontos ein, auf welches die Zahlung eingehen soll.

BESR-Identifikation:
Geben Sie die zugehörige BESR-ID ein.

ESR-Teilnehmer-Nr.:
Geben Sie die ESR-Teilnehmer-Nummer ein.

ESR-Codierung:
Geben Sie die ESR-Codierung ein.

Druck auf extra Seite:
Hier können Sie wählen, ob der Zahlschein auf eine separate Seite gedruckt werden soll.

Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN, um den Zahlschein anzulegen.

Fakturierung-Einstellungen-Faktura-Zahlschein-Druck


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