Fakturierung

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Stand: 17.04.2020 14:55:52

Versandanbieter-DHL

DHL Versenden

"Versenden" ist eine Funktion aus dem DHL Geschäftskundenportal, die es mit Hilfe des DHL Shipment Polling Client ermöglicht, Sendungen auf lokalen Druckern zu drucken oder automatisch in "Versenden" anzulegen. Der CSV-Polling Client muss auf dem Rechner installiert sein und bildet die Schnittstelle zwischen dem Rechner und der Funktion "Versenden" und ermöglicht so einen bidirektionalen Datenaustausch per CSV zwischen Actindo und DHL. Die Funktion stellt kontinuierlich fest, ob Sendungen in Form von CSV-Dateien zum Import vorhanden sind. Falls CSV-Dateien vorhanden sind, werden diese vom Polling Client abgeholt und als Sendung in "Versenden" importiert. Weitere Informationen zur Funktion "Versenden mit Polling Client" finden Sie im DHL Geschäftskundenportal.

Diese Dokumentation unterstützt Sie bei der Einrichtung von DHL Versenden mit Polling Client.

Voraussetzungen

Bevor Sie DHL Versenden als Versandartikel konfigurieren können, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein:

  • externer FTP-Server mit folgenden Ordnern:

    "ToDHL" für die Übermittlung der Sendungsdaten an DHL
    "FromDHL" für die Rückübermittlung der Trackingdaten
    "FromDHL/Done" für die abgeschlossenen Trackingdaten

  • DHL-Zugangsdaten

  • DHL Shipment Polling Client
    Die Software kann im DHL Geschäftskundenportal heruntergeladen werden.

Um in die Eingabemaske zu gelangen, klicken Sie im Modul Fakturierung unter dem Punkt Einstellungen auf den Reiter Versandanbieter.

Fakturierung-Einstellungen-Versandanbieter-DHL-Versenden

Versandartikel anlegen

In Actindo werden die verschiedenen Versandanbieter als spezielle Versandartikel hinterlegt, weshalb die Eingabemaske der Eingabemaske in der Artikelverwaltung gleicht.
Abhängig davon, welcher Versandartikel in einem bestimmten Auftrag enthalten ist, wird der aus dem Auftrag erzeugte Lieferschein für den Versand mit dem jeweiligen Versandanbieter vorgemerkt. Pro Versandanbieter können Texte auf den Belegen sowie Preise und Versanddaten individuell festgelegt werden.

Wenn im Shop mehrere Versandarten (z.B. Nachnahme, Express usw.) angeboten werden, muss für jede Versandart ein eigener Versandartikel angelegt werden.

Um einen Versandartikel anzulegen, klicken Sie auf NEU.

Basisdaten

In diesem Reiter geben Sie die Artikelnummer und den Artikelnamen des Versandartikels ein.

Da die Versandartikel normalerweise aus dem Shop importiert werden, muss die Artikelnummer in beiden Systemen gleich heißen. Möchten Sie in Actindo eine abweichende Artikelnummer als die im Shop angegebene, kann der Wert in den Multimarkets-Einstellungen unter Nebenleistungen geändert werden.

Klicken Sie auf SPEICHERN, um den Versandartikel anzulegen.

Fakturierung-Einstellungen-Versandanbieter-DHL-Versenden-Basisdaten

Preise

Die Eingaben in diesem Reiter sind optional.
Sie können hier einen Preis für den Versandartikel definieren. Dies ist nur relevant, wenn Sie Offline-Verkäufe aus Actindo erfassen.

Versand

In diesem Reiter nehmen Sie die Einstellungen zum Versand, Export zum Versand und Re-Import vom Versand vor.

Sie haben die Möglichkeit für jede Lagergruppe den Versand individuell einrichten. Alternativ können Sie auch einen Haken in das Feld Einstellungen von LG 0 benutzen setzen, um die Einstellungen aus der Lagergruppe 0 zu übernehmen.

Versender

In diesem Punkt können Sie den verwendeten Versandanbieter und die angebotenen Services wählen sowie die benötigten Stammdaten eintragen.

Versandanbieter:
Wählen Sie als Versandanbieter DHL aus.

Services-DHL:
Wählen Sie die benötigten Services aus.

In den meisten Fällen wird der Service "53-International" sowohl für den internationalen, als auch für den europäischen Versand genutzt. Falls Sie für den europäischen Versand einen bestimmten Service möchten, muss der Service für den Punkt Europa noch angepasst werden.

DHL Versenden/Easylog Daten:
Tragen Sie alle relevanten Daten in die Felder ein. Die benötigten Daten finden Sie im DHL Geschäftskundenportal. Sollten Sie diese Daten nicht finden, wenden Sie sich bitte an den DHL-Support.

Zusätzliche Services:
In diesem Feld können Sie beispielsweise noch eingeben, dass beim Druck des Versandlabels noch ein Retouren-Label gedruckt werden soll. Die Service-Zuordnung finden Sie im DHL Geschäftskundenportal unter Versenden > Einstellungen > Produkt- und Servicebezeichnung.
Im folgenden Screenshot wurden keine zusätzlichen Services eingegeben.

Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.

Fakturierung-Einstellungen-Versandanbieter-DHL-Versenden-Versender

Export

In diesem Reiter kann die Konfiguration des Datenexports zum Versandanbieter oder dessen Software durchgeführt werden.

Export über:
Wählen Sie über das Drop-Down-Menü CSV aus.

Anzahl Datensätze pro Datei:
Geben Sie die Anzahl der Datensätze pro Datei an. Eine Datei darf bis zu 999 Datensätze enthalten.

Exportdefinition:
Wählen Sie über das Drop-Down-Menü DHL Easylog aus. Klicken Sie anschließend auf BEARBEITEN.

Es öffnet sich das Einstellungsfenster Import/Export Definitionen.

Wählen Sie in der rechten Spalte Mögliche Felder die Felder "DHL Abrechnungsnummer" und "dk_email" aus und fügen diese über die Pfeiltaste der linken Spalte Felder in der Datei hinzu.

Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.

Fakturierung-Einstellungen-Versandanbieter-DHL-Versenden-Export-Definition

Export-Dateiname:
Als Export-Dateiname empfehlen wir die Eingabe "versand-%p-%l.csv".
"%p" steht für den Versandanbieter (Provider) und "l" gibt eine laufende Nummer aus, die von Actindo automatisch vergeben wird. Beispiel: "versand-DHL-123.csv"

Mindest-Gewicht:
Geben Sie ein Mindestgewicht von "0.1" ein.

DHL benötigt für die Versandabwicklung eine Gewichtsangabe der Sendung. Im Normalfall werden die Gewichte der Artikel bei der Artikelanlage eingepflegt oder beim Artikelimport übernommen. Sollte es einmal nicht der Fall sein, wird automatisch ein Gewicht von "0.1" gesetzt.

Export ins DMS:

Eine Anbindung an das Dokumentenarchiv und somit einen Export ins Dokumentenarchiv wird nicht mehr empfohlen, da dieses Modul ausschließlich zur Archivierung von Dokumenten verwendet werden sollte und die Performance des Moduls durch die Polling-Nutzung beeinträchtigt werden kann. Falls Sie doch einen Export ins Dokumentenarchiv wünschen, muss vorab das Dokumentenarchiv als Laufwerk eingebunden werden.

Fakturierung-Einstellungen-Versandanbieter-DHL-Versenden-Export

Export auf einen externen FTP-Server:
Wählen Sie aus, ob der Export auf einen externen FTP-Server erfolgen soll. Wenn ja, geben Sie die Daten Ihres FTP-Servers ein.

Export per E-Mail senden:
Sie haben auch die Möglichkeit den Export zum Versand per E-Mail an den Versandanbieter zu senden. Wählen Sie hierzu JA aus und geben die benötigten E-Mail-Daten ein.

Fakturierung-Einstellungen-Versandanbieter-DHL-Versenden-Export-FTP-Email

Druckerzuordnung:

Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.

Beleg-Export

Unter diesem Punkt legen Sie den Beleg-Export fest.

Export von Rechnung/Lieferschein/Lieferschein Dropshipping:
Legen Sie fest, ob Rechnungen, Lieferscheine und Dropshipping-Lieferscheine exportiert werden.

Dateiname Rechnung/Lieferschein/Lieferschein Dropshipping:
Wenn die oben genannten Belege exportiert werden, definieren Sie hier die Dateinamen.

Export ins Dokumentenarchiv:

Eine Anbindung an das Dokumentenarchiv und somit einen Export ins Dokumentenarchiv wird nicht mehr empfohlen, da dieses Modul ausschließlich zur Archivierung von Dokumenten verwendet werden sollte und die Performance des Moduls durch die Polling-Nutzung beeinträchtigt werden kann. Falls Sie doch einen Export ins Dokumentenarchiv wünschen, muss vorab das Dokumentenarchiv als Laufwerk eingebunden werden.

Fakturierung-Einstellungen-Versandanbieter-DHL-Versenden-Beleg-Export

Export auf einen externen FTP-Server:
Wählen Sie aus, ob der Export auf einen externen FTP-Server erfolgen soll. Wenn ja, geben Sie die Daten Ihres FTP-Servers ein.

Export per E-Mail senden:
Sie haben auch die Möglichkeit den Export zum Versand per E-Mail an den Versandanbieter zu senden. Wählen Sie hierzu JA aus und geben die benötigten E-Mail-Daten ein.

Fakturierung-Einstellungen-Versandanbieter-DHL-Versenden-Beleg-Export-FTP-Email

Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.

Re-Import

In diesem Punkt nehmen Sie die Einstellungen bezüglich des Re-Imports von Trackingdaten vor, die von der Versandsoftware erzeugt werden, sofern dies vom Versandanbieter unterstützt wird.

Aktiv:
Setzen Sie die Einstellung auf JA.

Importdefinition:
Wählen Sie hier DHL Easylog aus. Wenn Sie die Importdefinition noch anpassen möchten, klicken Sie auf BEARBEITEN....

Import-Dateiname:
Geben Sie hier "*.csv" ein.

Import ins DMS:

Eine Anbindung an das Dokumentenarchiv und somit einen Import ins Dokumentenarchiv wird nicht mehr empfohlen, da dieses Modul ausschließlich zur Archivierung von Dokumenten verwendet werden sollte und die Performance des Moduls durch die Polling-Nutzung beeinträchtigt werden kann. Falls Sie doch einen Import ins Dokumentenarchiv wünschen, muss vorab das Dokumentenarchiv als Laufwerk eingebunden werden.

Fakturierung-Einstellungen-Versandanbieter-DHL-Versenden-Re-Import

Import von einem externen FTP-Server:
Wählen Sie aus, ob der Import von einem externen FTP-Server erfolgen soll. Wenn ja, geben Sie die Daten des FTP-Servers ein.

Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.

Fakturierung-Einstellungen-Versandanbieter-DHL-Versenden-Re-Import-FTP

Polling-Datei erzeugen

Um die angelegte Exportdefinition testen zu können, müssen einige Testdatensätze erzeugt werden. Diese Datensätze werden später für die Parametrierung des Polling Clients benötigt.

Beleg anlegen

Falls Sie den internationalen Versand gewählt haben, empfehlen wir Ihnen zusätzliche Testbelege für den Versand in ein EU-Land und ein Drittland anzulegen.

Um einen neuen Beleg anzulegen, klicken Sie im Modul Fakturierung unter dem Menüpunkt Übersicht auf NEU. Für dieses Beispiel wurde die Belegart RE-Rechnung gewählt.

Fakturierung-Einstellungen-Versandanbieter-DHL-Versenden-Beleg-anlegen

Legen Sie im Reiter Kunde einen Testkunden an.

Fakturierung-Einstellungen-Versandanbieter-DHL-Versenden-Testkunde

Klicken Sie in den Reiter Positionen.

1. Wählen Sie zunächst einen lageraktiven Artikel aus. Hierfür muss bereits ein lageraktiver Artikel vorhanden sein. Hier finden Sie eine Anleitung zum Anlegen eines Artikels.

2. Geben Sie den neu angelegten Versandartikel als Versandposition an.

Fakturierung-Einstellungen-Versandanbieter-DHL-Versenden-Versandposition

Wechseln Sie in den Reiter Druck.

Klicken Sie hier auf BELEG NUR VERARBEITEN. Der Beleg wurde nun in der Buchhaltung verbucht.

Beleg abschließen

Schließen Sie nun den Beleg ab. Wechseln Sie hierfür unter dem Menüpunkt Disposition in den Reiter ZU BEARBEITEN.

Wenn Sie bei den Zahlungsabhängigkeiten in den Versandeinstellungen "Versand erst nach Zahlung" festgelegt haben, müssen Sie erst eine Buchung zum Rechnungsausgleich in der Buchhaltung tätigen, um den Beleg weiter zu bearbeiten.
Hier finden Sie eine Anleitung zum Manuellen Ausgleich einer Zahlung.

Markieren Sie die angelegte Rechnung, indem Sie diese anklicken.

Klicken Sie anschließend auf Markierte Lieferscheine erzeugen.

Fakturierung-Einstellungen-Versandanbieter-DHL-Versenden-Lieferschein

Wechseln Sie in den Reiter Anstehende Lieferungen.

Markieren Sie den zuvor erzeugten Lieferschein, indem Sie diesen anklicken.

Wählen Sie aus, ob zusätzlich eine Pickliste, ein Lieferschein oder eine Rechnung gedruckt werden soll (Mehrfachauswahl möglich). Zudem können Sie anwählen, ob eine Sammelkommissionierung erfolgen soll.

Klicken Sie anschließend auf Belege drucken.

Fakturierung-Einstellungen-Versandanbieter-DHL-Versenden-Belege

Export zum Versand

Wechseln Sie unter dem Menüpunkt Versand in den Reiter Export zum Versand. Mit dieser Funktion können Sie festlegen, wann die erzeugten Lieferscheine für den Versand freigegeben sind und die Polling-Datei für den Versandanbieter erzeugt wird.

Wählen Sie den vorher erzeugten Datensatz aus und klicken Sie auf EXPORT STARTEN.

Fakturierung-Einstellungen-Versandanbieter-DHL-Versenden-Export-starten

Nun befindet sich auf dem FTP Server eine CSV-Datei, die für DHL Versenden verwendet werden kann.

Fakturierung-Einstellungen-Versandanbieter-DHL-Versenden-CSV-Datei

Mapping-Einstellungen

Damit DHL Versenden die von Actindo bereitgestellten Daten verarbeiten kann, müssen die Felder verbunden werden.

1. Melden Sie sich im DHL Geschäftskundenportal an.

2. Wählen Sie unter dem Reiter Versenden den Punkt Vorlagen aus.

3. Wählen Sie Vorlagen für den Sendungsdatenimport aus.

Fakturierung-Einstellungen-Versandanbieter-DHL-Versenden-Vorlagen

4. Klicken Sie auf Neue Import-Vorlage anlegen.

Fakturierung-Einstellungen-Versandanbieter-DHL-Versenden-Vorlage-anlegen

5. Konfigurieren Sie nachfolgend die Vorlage so wie im Screenshots angegeben.

Fakturierung-Einstellungen-Versandanbieter-DHL-Versenden-Vorlage-Eingabe1

6. Wählen Sie eine Musterdatei aus. In diesem Fall bietet sich an, die erzeugte CSV-Datei aus Actindo zu verwenden. Klicken Sie anschließend auf Datei analysieren.

Fakturierung-Einstellungen-Versandanbieter-DHL-Versenden-Musterdatei

7. Geben Sie hier Ihre Absenderdaten ein.

Fakturierung-Einstellungen-Versandanbieter-DHL-Versenden-Vorlage-Absenderdetails

8. Ordnen Sie nun die Inhalte zu den erforderlichen Angaben. Die manuelle Zuordnung können Sie über das Drop-Down-Menü auswählen.

In diesem Beispiel wurden nicht alle Felder den Inhalten zugeordnet. Die manuelle Zuordnung können Sie natürlich vervollständigen.

Fakturierung-Einstellungen-Versandanbieter-DHL-Versenden-Vorlage-Empfängerdetails

Fakturierung-Einstellungen-Versandanbieter-DHL-Versenden-Vorlage-Eingabe2

Klicken Sie anschließend auf Speichern, um die Vorlage anzulegen.

9. Wechseln Sie im Geschäftskundenportal unter dem Reiter Versenden auf Versandabwicklung. Klicken Sie auf Sendungsdatenimport.

Fakturierung-Einstellungen-Versandanbieter-DHL-Versenden-Sendungsdatenimport

10. Wählen Sie die neu angelegte Vorlage und die in Actindo erzeugte CSV-Datei aus und klicken auf Datei hochladen.

Fakturierung-Einstellungen-Versandanbieter-DHL-Versenden-Sendungsimport

Ihnen wird nun angezeigt, ob der Upload funktioniert hat. Sollten die Daten nicht valide sein, müssen die einzelnen Felder in der Vorlage nochmals geprüft werden.

Fakturierung-Einstellungen-Versandanbieter-DHL-Versenden-Importvorschau

Konfigurierung des Polling Clients

Damit die Einstellungen zum Polling Client übertragen werden können, muss dieser konfiguriert werden.

Bevor Sie die Konfiguration starten können, muss der DHL Shipment Polling Client lokal zur Verfügung stehen. Die Software kann im DHL Geschäftskundenportal heruntergeladen werden.

Fakturierung-Einstellungen-Versandanbieter-DHL-Versenden-Polling-Client

Starten Sie den DHL Shipment Polling Client.

1. Klicken Sie unter dem Reiter Anwendung auf den Punkt Konfiguration.

Fakturierung-Einstellungen-Versandanbieter-DHL-Versenden-Polling-Client-Konfiguration

2. Wählen Sie den Reiter Importeinstellungen aus und klicken auf Hinzufügen.

3. Geben Sie nachfolgend die relevanten Daten ein.

Name: Geben Sie einen Namen ein. Importverzeichnis: Wählen Sie den Ordner aus, in dem sich die CSV-Dateien befinden. Dateinamensmuster: Geben Sie hier *".csv" ein. Pollmodus: Wählen Sie hier "Automatisch" aus. Druckerkonfigurationen: Hier können Sie einen angebundenen Drucker auswählen. Importvorlage: Wählen Sie die zuvor angelegte Importvorlage aus. Nutzergruppe: Wählen Sie eine Nutzergruppe aus. Pollfrequenz (Sekunden):** Definieren Sie hier die Pollfrequenz.

Klicken Sie anschließend auf OK.

Fakturierung-Einstellungen-Versandanbieter-DHL-Versenden-Polling-Client-Importeinstellungen

4. Wechseln Sie in den Reiter Exporteinstellungen.

5. Setzen Sie bei "Sendungen bei Tagesabschluss exportieren" einen Haken.

6. Wählen Sie nachfolgend einige Punkte aus.

Exportverzeichnis: Wählen Sie das Exportverzeichnis aus, in dem die CSV-Dateien vom Re-Import gespeichert werden. Exportvorlage: Wählen Sie eine Exportvorlage aus.

Klicken Sie anschließend auf OK.

Fakturierung-Einstellungen-Versandanbieter-DHL-Versenden-Polling-Client-Exporteinstellungen

Die Einrichtung von DHL Versenden ist nun abgeschlossen.