Fakturierung

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Stand: 17.04.2020 14:55:52

Grundlagen

Die Fakturierung (=Rechnungserstellung) ist oftmals kompliziert und aufwendig, welche mit bestimmten Anforderungen verbunden ist. In diesem Kapitel werden die grundlegenden Themen rund um die Fakturierung erläutert, um Ihnen den Einstieg in das Modul Fakturierung zu vereinfachen.

Fakturierung

Der Begriff Fakturierung kommt aus dem Rechnungswesen und bedeutet allgemein die Rechnungserstellung in einem Unternehmen zu einer erfolgten Leistung oder Lieferung. Die so erzeugte Rechnung (=Faktura) ist dann die Basis für die Erfassung des Geschäftsvorfalls in der Buchhaltung auf den entsprechenden Konten. Unter den Begriff Fakturierung fallen auch alle Prozesse, die mit der Rechnungserstellung zusammenhängen, z.B. Erstellung einer Gutschrift oder die Verwaltung von Bonus- und Rabattsystemen. Die Fakturierung steht zudem eng mit der Buchhaltung sowie das Inkasso- und Mahnwesen zusammen, da diese Bereiche mit den Zahlungen der erbrachten Leistungen in Verbindung stehen. Fakturierung ist nach Handels- und Steuerrecht strengen Formvorschriften unterworfen und somit muss eine Rechnung bestimmte Pflichtbestandteile enthalten. Da es sich hierbei um einen umfangreichen und komplexen Vorgang handelt, unterstützt Sie das Modul Fakturierung im täglichen Geschäftsprozess im Bereich der Fakturierung.

Pflichtangaben und Formvorschriften

Formvorschriften und Pflichtangaben der Rechnung dienen wesentlich den steuerrechtlichen Zwecken. Beim Finanzamt gilt: Unvollständige Rechnungsangaben und andere Pflichtverletzungen gefährden den Vorsteuerabzug.

Im Folgenden werden die Pflichtangaben (§ 14 Abs. 4 UStG), die bei der Fakturierung berücksichtigt werden müssen, aufgezählt:

  1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
  3. Ausstellungsdatum der Rechnung
  4. Rechnungsnummer (fortlaufend und einmalig)
  5. Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Art und Umfang der Dienstleistung
  6. Zeitpunkt der Lieferung und Leistung
  7. die ggf. nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Netto-Beträge und
  8. die jeweils darauf entfallenden Steuer-Beträge
  9. Bei einer Rechnungsausstellung durch den Leistungsempfänger muss die Angabe "Gutschrift" vorhanden sein.

Fortlaufende Nummer

Rechnungsnummern müssen nach § 14 Abs. 4 UStG fortlaufend nummeriert sein. Beim resultierenden Nummernkreis bedeutet fortlaufend aber nicht gleich aufsteigend. Der Nummernkreis kann zwar nicht beliebig definiert werden, jedoch gibt es bei der Erstellung einen gewissen Spielraum in der Gestaltung. Zum Beispiel können Zahlen mit Buchstaben kombiniert werden. Die wichtigste Anforderung an die Rechnungsnummer ist, dass es sie nur einmal geben darf.

Führender Beleg

In der Regel gehören zu einem Verkaufsvorgang mehrere Belege. So wird in vielen Fällen zunächst ein Angebot erstellt, dem eine Auftragsbestätigung und später ein Lieferschein sowie eine Rechnung folgen. Da diese Belege mit den selben Belegpositionen arbeiten, wird Ihnen die Möglichkeit geboten, durch die Weiterverarbeitung eines bereits bestehenden Beleges einen neuen Beleg zu erzeugen. Hierfür muss grundsätzlich vorerst ein führender Beleg festgelegt werden, von dem aus alle weiteren Belege erstellt werden.

Fakturierung von Lieferung und Leistung innerhalb der EU

Bei Lieferungen in andere EU-Mitgliedstaaten sind die umsatzsteuerlichen Binnenmarktregelungen zu beachten. Sind beide Geschäftspartner im Besitz einer Umsatzsteuer-ID, ist die Lieferung für das leistende Unternehmen an den Geschäftspartner von der Umsatzsteuer befreit (unter Hinweis auf die innergemeinschaftliche Lieferung). Dafür muss die Umsatzsteuer-ID des Ausstellers und des Empfängers der Rechnung müssen auf dem Dokument vermerkt sein. Das bedeutet, dass in der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden darf. Der Leistungsempfänger im EU-Ausland muss die Umsatzsteuer an sein Finanzamt abführen.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer dient zur eindeutigen Identifizierung eines Unternehmens und vereinfacht die Anwendung der umsatzsteuerrechtlichen Vorschriften innerhalb der EU. Hierbei handelt es sich um eine eigenständige Nummer, die ein Unternehmen zusätzlich zur Steuernummer oder Steuer-ID beantragen kann.
Die Steuernummer ist ausreichend, wenn das Unternehmen nur innerhalb Deutschlands handelt. Wenn das Unternehmen Geschäftsbeziehungen mit einem Unternehmen oder Kunden in einem anderen EU-Land unterhält, wird zusätzlich eine USt-ID benötigt. Mit dieser Nummer kann die umständliche Umsatzbesteuerung bei Geschäften zwischen EU-Ländern abgewickelt werden. Die USt-ID ersetzt auf dem Rechnungsbeleg die Steuernummer. Sie muss bei innergemeinschaftlichen Lieferungen immer angegeben werden.

Lieferschwellen

Grundsätzlich muss die Umsatzsteuer für die Leistung und Lieferung eines Unternehmens an das jeweilige Finanzamt abgeführt werden, also im Ursprungsland der Lieferung. Dieser Grundsatz gilt bei grenzüberschreitenden Lieferungen an Privatkunden nur beschränkt. Bei der Überschreitung eines bestimmten Schwellenwertes (Lieferschwelle), wird der Ort der Lieferung in das zu liefernde Land (Bestimmungsland) verlagert und die Umsatzsteuer mit dem entsprechenden Steuersatz dort abgeführt. Die Lieferschwelle bemisst sich an dem Nettoumsatz und ist auf das Kalenderjahr bezogen. Bei einer Überschreitung werden der Umsatz, mit dem die Lieferschwelle überschritten wurde, sowie alle weiteren Umsätze im Bestimmungsland besteuert.

Dropshipping/Streckengeschäft

Dropshipping oder Streckengeschäft bezeichnet eine bestimmte Gestaltungsart der Distribution, bei der ein Händler seine Waren beim Hersteller bzw. Lieferanten lagert und im Falle einer Kundenbestellung die Ware auch direkt von dem Hersteller bzw. Lieferanten an den Endkunden versandt wird. Somit hat der Händler keinen physischen Kontakt zum Produkt. Die Abwicklung erfolgt folgendermaßen:

  1. Sie bieten Ihr Produktportfolio in Ihrem Online-Shop an.
  2. Der Kunde bestellt und bezahlt die gewünschte Ware.
  3. Die Bestellung wird zusammen mit den Versandinformationen an den Dropshipping-Lieferanten übergeben.
  4. Der Lieferant verpackt und versendet die Ware direkt aus seinem Lager an den Kunden.

Auch eine Erweiterung des Dropshipping-Prozesses ist möglich. Hier können Artikel beim Hersteller/Lieferanten bestellt und direkt vom Hersteller/Lieferanten zum Kunden verschickt werden.

Fakturierung-Grundlagen-Dropshipping

Vorteile dieser Distribution:

  • Geringer Eigenkapitalbedarf:
    Die Ware muss nicht im Voraus bestellt werden.
  • Minderung der Lagerkosten:
    Da die Dropshipping-Artikel im eigenen Lager nicht gelagert werden, entstehen hierfür auch keine weiteren Kosten. Daher ist Dropshipping im Übrigen auch sehr attraktiv für den Vertrieb von sperrigen Produkten wie Möbel, Kühlschränke etc.
  • Reduzierung des logistischen Aufwands:
    Da die Logistik vom Großhändler übernommen wird, können Sie sich Zeit einsparen und sich auf das Kerngeschäft konzentrieren.

Mit Actindo lassen sich reibungslose Prozesse mit Dropshipping realisieren und Shop-Systeme über intelligente Schnittstellen anbinden.

Seriennummern- und Chargenverwaltung


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