Fakturierung

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Stand: 17.04.2019 10:59:06

Oberfläche

Fakturierung-Oberfläche

1 Übersicht

In der Übersicht der Fakturierung werden alle Belege aufgelistet. Die Anzeige der Übersicht wird durch die Einstellungen der Such-und Filterfunktion bestimmt. Die Spalten der Übersicht können beliebig angeordnet werden. Mit dem Rechtsklick auf einen Beleg können Sie weitere Funktionen auswählen.
Die mit grauen Balken hinterlegten Belege unterliegen dem oben drüber aufgeführten führenden Beleg.
Nachfolgend werden einige relevante Spalten und Symbole der Übersicht erläutert.

1 Drop-Down angehängte Belege
Mit dem Klick auf den Pfeil Pfeil öffnet sich ein Drop-Down Menü mit allen Belegen, die dem führenden Beleg unterliegen.

2 Vorgangsstatus (V)
In dieser Spalte wird der Vorgangsstatus der Bestellung (nur bei Rechnungen) gezeigt.

Grüner-Laster Die Bestellung wurde komplett versendet.
Roter-Laster Die Bestellung wurde noch nicht versendet.
Gelber-Laster Die Bestellung wurde teilweise versendet.
Kreuz Die Bestellung wurde noch nicht für den Versand freigegeben, da die Rechnung noch nicht bezahlt wurde.

3 Lagerstatus (L)
In dieser Spalte wird der Status des Entnahmelagers, in dem der Artikel gebucht wurde, angezeigt.

Grüner-Punkt Die Bestellung ist komplett auf Lager.
Roter-Punkt Die Bestellung ist nicht auf Lager.
Gelber-Punkt Die Bestellung ist teilweise auf Lager.
Lieferschein-drucken Mit einem Doppelklick auf das Symbol in der Spalte Lagerstatus drucken Sie einen Lieferschein und weisen ihn einer Pickliste zu.

4 Gesamtlagerstatus (GL)
In dieser Spalte wird der Status aller Läger, in denen sich der Artikel befindet, angezeigt.

Grüner-Punkt Die Bestellung ist komplett auf Lager.
Roter-Punkt Die Bestellung ist nicht auf Lager.
Gelber-Punkt-Prozent Die Bestellung ist teilweise auf Lager und die Lieferquote wird in Prozent angezeigt.

5 Dropshipping (DS)
In dieser Spalte wird angezeigt, ob für diesen Artikel Dropshipping vorliegt.

6 Druck
In dieser Spalte wird angezeigt, ob der jeweilige Beleg bereits gedruckt wurde. Mit einem Doppelklick auf das Drucker-Symbol Print kommen Sie in die Einstellungsmaske des Belegdrucks und können diesen anschließend drucken.

7 E-Mail, Fax und Post
In diesen Spalten wird der Versandstatus der unterschiedlichen Versandmöglichkeiten der Belege angezeigt.

Der Beleg wurde als E-Mail/Fax/Post versendet.
Der Beleg wurde zum Versand übergeben.
Fehlermeldung: Fahren Sie mit der Maus über das Symbol, um die Details zu sehen.

8 Verbucht (Verb.)
In dieser Spalte wird angezeigt, ob der Beleg bereits in die Buchhaltung verbucht wurde.

9 Lastschriftstatus (LS)
In dieser Spalte wird der Status der Lastschriften angezeigt.

9 Zahlungsweise (Zahl.)
In dieser Spalte wird die Zahlungsweise angezeigt, die für diesen Beleg/Kunden hinterlegt wurde.

10 Bezahlt
In dieser Spalte wird angezeigt, ob der Beleg bereits bezahlt wurde.

bezahlt Der Beleg wurde bereits bezahlt.
nicht-bezahlt Der Beleg wurde noch nicht bezahlt.
teilweise-bezahlt Der Beleg wurde teilweise bezahlt.

2 Menüpunkte

Die Menüpunkte, die sich links in der Sidebar befinden, befassen sich mit allen Status der Belege, von der Auftragsbestätigung bis hin zur Abschlussrechnung.

Disposition

Im Menüpunkt Disposition werden Belege aufgelistet, die sich entweder noch im Bearbeitungsstatus befinden oder bereits komplett bearbeitet sind. Hier werden Lieferscheine bearbeitet, erzeugt und gedruckt.

Versand

Über die Funktion Export zum Versand können Versanddaten der Bestellungen mit erzeugten Lieferscheinen über eine Polling-Datei an den Versandanbieter übermittelt werden. Zudem können mit der Funktion Re-Import vom Versand die Trackingdaten, welche vom Versandanbieter übermittelt werden, in Actindo importiert werden.

Weitere Informationen zum Versandanbieter.

Fakturierung

In diesem Menüpunkt werden alle Belege nach Kategorien geordnet angezeigt.

Offene und bezahlte Rechnungen:
Unter dem Reiter Offene Rechnungen werden alle Rechnungen dargestellt, die zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht oder nur teilweise bezahlt wurden.
Unter dem Reiter Bezahlte Rechnungen werden alle Rechnungen dargestellt, die zum aktuellen Zeitpunkt bereits komplett bezahlt wurden. Der Versandstatus ist für die Anzeige jedoch nicht relevant.

Anstehende Mahnungen:
Alle Ausgangsrechnungen werden von Actindo automatisch verbucht. Über die Buchhaltung erkennt Actindo, ob eine Rechnung bereits bezahlt ist. Über die Zahlungsbedingungen, die dem Kunden bzw. der Rechnung zugeordnet sind gibt das System aus, wann eine Zahlungsfrist abgelaufen und die Rechnung abgemahnt werden muss.

Nicht angenommene Angebote:
Angebote, die einem Kunden gemacht und vom Kunden nicht angenommen wurden, werden in dieser Übersicht aufgelistet. Eine vollständige Liste aller Angebote finden Sie auch im Menüpunkt Detail.

Nicht berechnete Lieferungen und Aufträge:
Unter dem Reiter Nicht berechnete Lieferungen werden Lieferscheine aufgelistet, die Belegen, bei denen die Lieferungen nicht berechnet wurden, untergeordnet sind.
Unter dem Reiter Nicht berechnete Aufträge werden Auftragsbestätigungen aufgelistet, bei denen der Betrag noch nicht berechnet wurde.

Detail

In diesem Menüpunkt können Sie alle Belege, untergliedert nach ihrem Typ, aufrufen und anzeigen lassen. Sie erhalten hier detaillierte Informationen zu den jeweiligen Belegen.

Extras

In diesem Menüpunkt können Sie verschiedene Daten in und aus dem System im- und exportieren.
Actindo unterstützt den Import und Export über folgende Formate:

  • CSV
  • Excel
  • DATEV KNE
  • openTRANS INVOIC
  • Compeso

Kunden/Lieferanten

Actindo verfügt über eine vollumfängliche Kunden- und Lieferantenverwaltung, in der Sie Kunden und Lieferanten anlegen und relevante Daten und Informationen pflegen können. Unter diesem Menüpunkt finden Sie eine Liste aller angelegten Kunden und Lieferanten und eine Eingabemaske zum manuellen Anlegen von Kunden und Lieferanten. In der Eingabemaske haben Sie die Möglichkeit Informationen zu Anschriften, abweichende Lieferadressen und Kontaktinformationen bis hin zu Steuernummern und individuelle Zahlungsoptionen zu hinterlegen.

Zur Kunden- und Lieferantenverwaltung

Einstellungen

In diesem Menüpunkt befinden sich alle Einstellungsmöglichkeiten, die die Fakturierung betreffen. Sie können im Einstellungsbereich Standard-Texte für verschiedene Belegtypen festlegen, Versandanbieter anlegen, Lieferschwellen definieren und weitere Definitionen vornehmen.

Zu den Einstellungen.

3 Such- und Filterfunktion

Mit der Such- und Filterfunktion lassen sich die Anzeige der Übersicht bestimmen und Belege nach Kriterien suchen.

Schnellsuche:
Die einzelnen Kriterien in der Schnellsuche lassen sich beliebig an- und abwählen (Mehrfachauswahl möglich). Um eine Suche zu starten, geben Sie einen Suchtext in das Suchfeld ein und drücken ENTER.

Suchfunktion-Filterfunktion-Schnellsuche

Aktive Filter: Hier können Sie Filter setzen, um die Anzeige der Übersicht zu bestimmen. Wählen Sie Ihre Filterkriterien aus und setzen einen Haken in der Spalte Aktiv, um den Filter anzuwenden.

Suchfunktion-Filterfunktion-Aktive-Filter

4 Funktionen

NEU:
Mit der Funktion NEU kann ein neuer Beleg manuell angelegt werden. Dazu klicken Sie auf NEU und wählen einen Belegtyp aus.

Hier finden Sie eine Dokumentation zum manuellen Anlegen von Belegen.

Funktionen-Neu

Auswertungen:
Mit der Funktion Auswertungen können Auswertungen zu verschiedenen Kriterien generiert und ausgedruckt werden.

Funktionen-Auswertungen


So geht es weiter: